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武老师15383615001
体系搭建与试运行：从文件制定到落地执行
体系搭建是认证的核心环节，需遵循 “贴合实际、可操作性强” 的原则，分三步推进：
- 第一步：文件编制：根据现状诊断结果，编制知识产权管理体系文件，形成 “手册 - 程序文件 - 作业指导书 - 记录表单” 的四级文件体系：
- 管理手册：明确企业知识产权方针、目标、组织机构、管理流程等，是体系运行的 “纲领性文件”；
- 程序文件：规范各核心流程的管理要求，如《专利申请与维护程序》《商标注册与监控程序》《知识产权纠纷应对程序》等；
- 作业指导书：细化具体操作步骤，如《专利检索操作指南》《商标侵权投诉流程》等；
- 记录表单：用于记录体系运行过程中的关键信息，如《专利检索报告表》《商标监控记录表》《知识产权纠纷处理台账》等。
文件编制需经过各部门评审，确保符合企业实际业务流程，避免 “纸上谈兵”。例如，某软件企业在编制《软件著作权登记程序》时，充分征求研发部门意见，将登记流程与软件研发周期同步，提高了登记效率。
- 第二步：体系试运行：将编制完成的体系文件下发至各部门，组织员工按文件要求执行，试运行周期通常为 3-6 个月。在此期间，推进小组需定期检查体系运行情况，收集各部门反馈，及时解决运行中的问题。例如，某化工企业在试运行中发现，采购部门未对供应商的知识产权状况进行审核，导致采购的原材料存在侵权风险，遂修订《供应商知识产权审核程序》，增加供应商专利资质审查环节，避免了后续风险。
- 第三步：内部审核与管理评审：试运行结束后，开展内部审核，由内部审核员对照标准和体系文件，检查各部门的执行情况，识别不符合项并督促整改；同时召开管理评审会议，由企业负责人对体系运行的有效性、适宜性进行评价，根据企业发展和市场变化调整体系目标和流程。例如，某新能源企业通过内部审核，发现其专利布局集中在国内，国际专利储备不足，遂在管理评审中决定增加国际专利申请投入，完善全球专利布局。